Почему надо сделать резервную копию Office 365 при изменение тарифного плана

10 июля 2020
2635 просмотров
время чтения ~ мин

Обновление подписки Office 365 до более высокого уровня, такого как E5, будет безопасным. Но переход на более простой план подписки (например, переход с E5 на F1) с большей вероятностью подвергнет риску данные вашей организации.

В настоящее время большинство организаций понимают, что им необходимо создавать резервную копию своих данных Office 365. Microsoft не предоставляет услуги резервного копирования и восстановления для Office 365, поэтому каждая организация должна защищать свои собственные данные самостоятельно.

Возможные причины потери данных Office 365 и Microsoft 365:

Наиболее очевидная причина для резервного копирования Office 365 состоит в том, чтобы избежать потери данных. В конце концов, всегда есть шанс, что Microsoft может настигнуть  катастрофический провал. Точно так же кто-то в вашей организации может случайно удалить данные. Какой бы ни была причина, вам нужен способ вернуть все "как было".

Одна потенциальная причина потери данных Office 365, о которой мало кто слышал, - это переход на другой план Office 365. Например, у вас есть подписка на Office 365 Enterprise E3. Теоретически, перейти на подписку E5 можно без особых проблем. Тем не менее, всегда есть вероятность, что что-то может пойти не так в процессе обновления. Поэтому рекомендуется выполнить резервное копирование всех данных Office 365 перед изменением плана подписки.

Так есть ли реальная необходимость делать резервную копию перед сменой подписки? Задача ИТ-специалиста - предотвращать неприятности. Теоретически, переход на план подписки более высокого уровня должен быть безопасным. Есть примеры организаций, которые обновили свой план, не потеряв ничего. Но даже если так, зачем рисковать? Лучше сделать backup Office 365, чем подвергать риску данные.

То, что с большей вероятностью подвергнет риску данные вашей организации, - это переход на более простой план подписки. Конечно, Microsoft не осуществляет злонамеренную очистку вашей информации при понижении уровня Office 365, но само понижение может привести к потере данных.

Представьте, что организация имеет подписку Office 365 Enterprise E5, но решает перейти на подписку F1. Одно из приложений, к которым организация потеряет из-за понижения - это  Power BI Pro. Поэтому существует вероятность, что организация может потерять свои данные Power BI в рамках перехода на более простую версию Office 365.

Что же Microsoft говорит обо всем этом?  По словам Microsoft , «если пользователь будет переключен на другую подписку с меньшим количеством связанных с данными служб или пользователь покинет организацию, копия его данных, которая хранится в Office 365, может быть загружена вами до того, как они переключатся на новую подписку. "

Если вы используете надежное стороннее решение для резервного копирования для защиты своих данных Office 365, то создание резервной копии непосредственно перед внесением изменений в план подписки, будет адекватным решением.

Если вы "понижаете" подписку только ограниченного числа пользователей, вы можете вручную создать резервную копию данных этих пользователей. Фактически, Microsoft предоставляет руководство относительно того, что должно быть защищено.

Как сделать бэкап данных Office 365:

  • Первым шагом является экспорт всех данных внешнего вида пользователя в файл .PST. Необходимо быть осторожными с этой задачей, поскольку можно легко забыть сделать резервную копию элементов календаря, контактов и задач. Кроме того, во многих организациях действуют политики, запрещающие использование файлов .PST.
  • Еще одна вещь, которую вам необходимо будет сделать, это переместить все пользовательские данные OneDrive для бизнеса в другое место, например в общую сетевую папку. Так же вам необходимо будет проверить  есть ли у пользователя какие-либо данные в Yammer. Данные Yammer можно экспортировать в файл .ZIP.
  • SharePoint требует гораздо большего планирования, чем другие приложения Office 365, потому что данные могут быть  разнообразны и разбросаны. Однако, стоит отметить, что даже если пользователь переключился на  план Office 365, который не включает SharePoint, он все равно сможет получить доступ к своим сайтам групп SharePoint, если новая подписка находится в том же тенанте, что и старая.

Мы рекомендуем, чтобы вы ничего не оставили на волю случая. Наш совет - всегда делать резервную копию, прежде чем вносить какие-либо серьезные изменения.