Кейс по автоматизации розничной сети аптек для ООО «Европейские аптеки»
Краткое описание заказчика:
Аптеки «Формула здоровья» работают на фармацевтическом рынке c 2001 года.
На сегодняшний день в Калининградской области работает более 65 аптек компании «Формула Здоровья». Они представлены форматами городских и районных аптек «Формула Здоровья», аптеками в супермаркетах «Формула Здоровья Экспресс» и аптечными дискаунтерами «Фармакэш» во всех района города и области.
Основные проблемы заказчика до внедрения программного продукта «1С: Розница. Аптека» и причины перехода 1С:
Система «Аптечный склад» морально устарела, что выражалось в постоянных ошибках учета, невозможности проанализировать остатки товаров на дату вкупе с оборотами, отсутствие масштабируемости на крупную торговую сеть
Отсутствовало сопровождение со стороны разработчиков ПО «Аптечный склад»
Ограниченный функционал системы вынудил создать дополнительно 9 учетных блоков, сопровождение которых практически невозможно ввиду отсутствия сотрудников, которые их создавали. Разрозненная архитектура также не способствовала управлению сетью как единого организма
Невозможность адекватной синхронизации с бухгалтерской программой. Для этих целей был написан отдельный блок, который выгружал данные свернуто в виде бухгалтерских проводок.
Самописный кассовый модуль не позволял взаимодействовать с онлайн-кассами
НСИ не содержала всех необходимых данных, в частности Производитель, страна происхождения
Уценка сроковых товаров автоматизирована не была
Ощущалась большая потребность в аналитической отчетности для маркетингового отдела, в частности план-фактный анализ
Так как система была можно сказать «самописной», то любые изменения законодательства сопровождались постоянными доработками системы, а в связи с отсутствием специалистов, это превращалось в целый проект.
В системе «Аптека 2007» невозможно было анализировать движения товаров, чтобы найти ошибки учета. Специально для этого пришлось создавать аналитическую систему, специалистов по поддержанию которых нету в Калининграде, да и в России единицы.
Партионный учет как таковой отсутствовал.
Отсутствие платежного календаря для принятия решения о платежах.
Существующий на тот момент процесс ценообразования не соответствовал требованиям компании. Необходим был настраиваемый механизм ценообразования с использованием ценовых групп, пределов наценок и т.д.
Слабый функционал акций и скидок не позволял быть конкурентными на рынке. В новой системе мощный инструмент работы с акциями, скидками, бонусами, который можно настраивать из офиса на разные подразделения в различных разрезах.
Процесс продажи длился продолжительный период времени, компания ООО «Европейские аптеки» уже являлась нашим клиентом в рамках абонентского обслуживания программных продуктов 1С: Бухгалтерия и 1С: ЗУП и из месяца в месяц велись переговоры о том, что нужно переводить точки продаж на продукт 1С для получения единой экосистемы. В итоге в декабре 2017 года был подписан договор на перевод всех точек продаж с системы «Аптечный склад» на «1С: Розница. Аптека». Было составлено подробное техническое задание, согласованное со всеми отделами, которые планировалось перевести на новую систему учета, были осуществлены предпроектные работы для поддержания отказоустойчивости процессов на время перехода.
В сентябре 2018 года были сданы итоговые процессы, и система запустилась в промышленную эксплуатацию.
Уже в первый месяц работы стало понятно, что все поставленные задачи решены, а именно:
Учет выстроен полноценно и интегрирован со всеми другими отделами.
Существуют сотни компаний, который в любой момент могут приступить к сопровождению ПП, т.к. на рынке представлено большое количество 1С Франчайзи.
Все дополнительно созданные учетные блоки были убраны и теперь их заменяют типовые блоки ПП 1С.
Интеграция ПП «1С: Розница. Аптека» с «1С: Бухгалтерия» позволила работать всем сотрудникам в единой, понятной экосистеме.
Был убран самописный кассовый модуль, который не позволял взаимодействовать с онлайн-кассами. На текущий момент взаимодействие осуществляется типовыми инструментами 1С.
В учетной системе 1С НСИ содержит всех необходимые данные, в частности Производитель, страна происхождения, что упрощает ведение деятельности аптек.
Автоматизировали уценку сроковых товаров, что привело к экономии времени работы десятков сотрудников.
Внедрили план-фактный анализ, который закрыл большую потребность в аналитической отчетности для маркетингового отдела.
В случае каких-либо изменений в законодательстве не придется переписывать всю систему, т.к. все изменения будут содержаться в очередных обновлениях ПП, что значительно снизит издержки на аутсорсинговые компании по автоматизации продукта «Аптечный склад».
Поиск ошибок учета в анализе предусмотрен в типовом функционале программы. Также как и партионный учет.
Настроен платежный календарь для принятия решений о платежах.
Был создан настраиваемый механизм ценообразования с использованием ценовых групп, пределов наценок и т.д.
В новой системе мощный инструмент работы с акциями, скидками, бонусами, который можно настраивать из офиса на разные подразделения в различных разрезах.